Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế; các tổ chức Xã hội - Nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh xây dựng Kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức; tạo cơ sở cho việc thực hiện số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Thực hiện nghiêm túc việc cập nhật Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành. Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế, thiết sót trong quá trình thực hiện.

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế chỉ đạo, triển khai đến UBND cấp xã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp, xác định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND&UBND cấp xã; bố trí kho lưu trữ bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu cấp xã. Hàng năm, xây dựng kế hoạch và thực hiện thu hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu. Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ giấy và điện tử; thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống cháy, nổ; quản lý tài liệu lưu trữ.

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế trên cơ sở kế thừa dữ liệu điện tử hiện có tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và đồng bộ với cơ sở dữ liệu, kỹ thuật, công nghệ của Hệ thống Quản lý văn bản điều hành; sử dụng hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm Giám sát điều hành đô thị thông minh để vận hành, lưu trữ và khai thác dữ liệu lưu trữ dùng chung đảm bảo an toàn, bảo mật và đồng bộ, hiệu quả. Tăng cường đổi mới phương thức công bố tài liệu lưu trữ theo hướng sáng tạo, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, tích hợp, chia sẻ các dữ liệu công bố, góp phần xóa bỏ rào cản về thời gian, không gian địa lý để các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh có thể tiếp cận với thông tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của xã hội, phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Tuyên truyền, phổ biến, quảng bá hình ảnh lịch sử phát triển của tỉnh Thừa Thiên Huế qua tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; nghiên cứu triển khai mô hình “Phòng đọc trực tuyến” nhằm giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả; khuyến khích tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến toàn trình; hạn chế người sử dụng tài liệu tiếp xúc trực tiếp bản gốc/bản chính làm xuống cấp đối với tài liệu; tăng cường tuổi thọ của tài liệu; chống sao chụp trái phép và quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ.

Tăng cường thanh tra, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Thẩm định, kiểm tra quy trình, chất lượng và kết quả thực hiện việc chỉnh lý tài liệu; danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức, địa phương để đảm bảo chất lượng nguồn tài liệu lưu trữ tạo tiền đề cho việc số hóa tài liệu lưu trữ, tiết kiệm ngân sách nhà nước.  Hàng năm, xây dựng kế hoạch thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Văn phòng UBND tỉnh triển khai cài đặt Hệ thống cho các đơn vị trường học; kết nối liên thông với các cơ quan, tổ chức trung ương, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp tạo thuận lợi cho việc luân chuyển văn bản, thông tin trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.

Sở Thông tin và Truyền thông thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng để nâng cấp Hệ thống theo các quy định hiện hành “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập”...